기획자들이 만들어내는 기획 문서는 단순히 아이디어를 정리하는 수단이 아닙니다.
좋은 기획서는 서비스 방향성을 명확히 하고, 의사결정의 수단이되며 프로젝트의 시작과 끝을 관통하는 길잡이 역할을 합니다.
개인적으로 기획자는 문서로 이야기 하는 직업이라 생각합니다. 특히 PM·PO·서비스기획자가 작성하는 문서의 질은 곧 ‘기획 역량’으로 평가되기 때문에, 함께 근무하는 기획자들에게 기획서 작성 원칙에 대해 항상 강조하고 있습니다.
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기획서란 무엇인가?
누군가의 머릿속에 있는 생각을 ‘문서화’한 것을 ‘기획서’라고 부릅니다.
IT업계의 ‘기획자’인 PM·PO·서비스기획자가 만들어내는 기획서라면, 서비스의 목적, 기능, 정책을 담고 있는 문서입니다.
즉, 기획서는 단순히 기록을 남기는것이 아닌 의사결정을 하는 임원진부터 프로젝트에 투입되는 실무자, 런칭 후 운영을 담당하게 될 사람들의 공통 언어이며 프로젝트의 시작이자 끝이 됩니다.
좋은 기획 문서일수록 다음 네 가지를 충족합니다.
- 누가 봐도 이해할 수 있을 정도로 쉽게 작성 되어있다.
- 의도가 명확하다.
- 논리적이다.
- 실행 가능한 수준으로 구체화되어 있다.
좋은 기획서의 핵심 조건 5가지
① 목표와 문제 정의의 명확성
모든 기획은 ‘문제 정의’에서 시작됩니다.
좋은 기획 문서는 “이것을 왜 하는지?”를 명확히 밝히고 그 목표를 정량화 된 수치로 제시합니다.
즉, 단순히 “회원가입 수 증대”가 아니라,
“전년대비 회원가입 수가 00명(00%)감소했다. 원인은 회원가입을 위한 본인인증 단계에서의 이탈률이 00%로 높아졌기 때문이다. 이 프로젝트를 통해 본인인증 단계의 이탈률을 00%로 감소 시킨다”와 같이 구체적인 원인과, 목표에 대한 수치 제시가 필요합니다.
기획자들이 숫자로 이야기 해야하는 중요성에 대해서는 앞선 글에서도 강조했던 부분이죠.
② 이해관계자와의 소통 고려
PM·PO·서비스기획자의 핵심 역량 중 하나는 협업입니다.
글의 서두에서 ‘기획자는 문서로 이야기하는 직업’이라고 이야기 한 것처럼, 좋은 문서는 디자이너, 개발자 뿐 아니라 이 문서를 읽는 모든 사람이 이해하기 쉽게 작성되어야 합니다.
저는 규모가 크거나, 전/후 변화가 많은 프로젝트의 경우에는 임원진, 프로젝트 실무자, 런칭 후 운영을 담당하게 되는 현업용과 같이 기획서를 읽는 대상의 언어에 맞춰 다양한 버전의 기획서를 작성하기도 합니다.
기획서의 버전이 많아지면 문서의 버전 관리 등 기획자가 신경써야하는 범위가 증가할 수 밖에 없지만, 나의 수고로 인해 프로젝트가 잘 마무리 될 수 있다면 그것 또한 기획자가 업무 능력을 인정 받는 중요한 요소가 되겠죠.
③ 논리적 플로우와 스토리라인
기획서는 읽는 사람을 설득할 수 있는 논리적 구조를 갖춰야 합니다. 주제와 목적, 대상에 따라 차이가 있을 수 있지만, 반드시 포함되어야 하는 핵심 구조는 다음과 같습니다.
- 문제 정의
- 해결 방향
- 기능 정의
- 시나리오
- 정책
이 흐름이 깨지면 기획서는 맥락을 잃게 되고, 기획의 신뢰도는 현저하게 떨어지게 됩니다.
④ 정량적 데이터와 정성적 인사이트
기획의 본질은 ‘데이터 해석’과 ‘사용자 맥락 이해’의 균형에 있습니다.
즉, 숫자로만 문제를 정의하면 맥락을 잃고, 감각으로만 접근하면 기획의 근거가 부족해집니다.
좋은 기획 문서는 항상 정량적 데이터) 와 정성적 인사이트를 함께 사용해 문제의 실체를 입체적으로 드러냅니다.
제품/서비스를 운영하면서 쉽게 접근할 수 있는 정량적 데이터는 트래픽, 유지시간, 전환율, 매출, 고객수 등이 대표적이며, 정성적 인사이트는 GT나 FGI와 같은 사용자 인터뷰, 설문, VOC 분석 등을 통해 확인할 수 있습니다.
조금 더 쉽게 설명하자면, 정량적 데이터로 문제를 확인하고, 정성적 인사이트로 원인을 파악해 개선하는 흐름이라면 기획서는 단순 분석을 넘어 설득력있는 논리 체계를 갖추게 됩니다.
⑤ 실행과 검증이 가능한 구체성
실행 불가능한 아이디어는 좋은 기획이 아닙니다.
물론, PM·PO·서비스기획자는 실제 실행을 위한 ‘유저 케이스’나 ‘화면설계서’,’요구사항 명세서’ 등의 세부 문서를 작업하기는 하지만,
앞서 말씀드렸던 것과 같이 기획서는 ‘누구나 이해하기 쉽게’ 작성 되어야 하기 때문에, 막연하게 뜬구름을 잡는 아이디어가 아닌 누가봐도 ‘구현 가능한 구체성’을 담고 있어야 합니다.
나쁜 기획서의 전형적인 특징
1. 목적 없이 자료만 나열되어있는 기획서
데이터 분석에 익숙하지 않은 초급, 주니어 기획자들이 흔하게 하는 실수인데요. 너무 많은 데이터를 목적 없이 다루다보니 결국은 기획서가 자료, 데이터의 모음이 되어 버리는 경우입니다.
기획서의 핵심 메시지는 온데간데 없고, “그래서 결론은? 뭘 하겠다는 거야?”라는 질문을 유발합니다.
2. 이해관계자들의 고려가 부족한 기획서
PM·PO·서비스기획자가 작성한 문서는 ‘누구나 이해할 수 있어야’ 합니다. 특정 업무를 담당하는 조직이나 담당자의 관점에 편향된 문서가 되면 보는 사람도, 말하는 사람에게도 불편한 기획서가 됩니다.
3. 추상적인 표현이 가득한 기획서
많은 기획자들이 흔하게 사용하는 표현인 “사용자 중심의 편리한 기능 제공”에는 정답이 없습니다. 사람이라면 누구나 자신의 취향이 다른 것처럼 말이죠.
기획자라면, 반드시 측정 가능한 정량적인 목표를 제시하는 습관을 들여야합니다.
좋은 기획서를 작성하는 실전 가이드
1. 프레임워크 사용
기획서를 작성할 때, 어떻게 시작해야할지 막연하다면, 구글링을 통해 ‘AARRR’, ‘JTBD’, ‘5why’와 같은 다양한 프레임워크에 대한 정보를 찾아 조금이라도 흉내를 내본다면 적어도 기획서에서 이야기 하고자 하는 논리의 일관성을 유지할 수 있습니다.
🔗 관련 링크(새창): AARRR 프레임워크(해적지표)란?
🔗 관련 링크(새창): 이건희의 질문법 ‘5WHY’
2. 시각화 도구 사용
‘Flowchart’, ‘Wireframe’, ‘Customer Journey Map’과 같은 시각적인 툴을 활용하면, 비전문가도 기획의 의도를 즉시 이해할 수 있는 장점이 있습니다.
3. 기획서 리뷰 문화 정착
내가 작성한 문서에 대한 헛점이나 논리적인 결함은 스스로 찾기 어렵습니다. 시간이 허용되는 선에서 상사는 물론 동료, 후배들에게 까지도 최대한 많이 리뷰하고 피드백을 반영해 기획서를 개선하세요.
좋은 기획서는 단시간에 완성되지 않습니다.
마치며
좋은 기획서는 단순히 ‘예쁘게 작성’한 문서나 ‘깔끔하게 정리’된 문서가 아닙니다.
앞서 많은 것들을 강조했지만, 결국 좋은 기획서란 누가 읽어도
이것을 왜 하는지?, 어떻게 언제까지 할껀지?, 이렇게 하면 어떤점이 좋아지는지?
에 대한 사항을 충분히 설명하고 있는지 여부를 점검해야합니다.
기획서를 작성한다는 건, 누구에게나 어렵고 부담스러운 일입니다.
저 역시 20년 가까이 기획서를 작성하고 있지만 여전히 “어떻게 하면 내 생각을 효과적으로 전달할 수 있을까?”에 대해 고민하는데 많은 시간과 노력을 할애하고 있습니다.
기획서를 작성하시기 전, 이 글에서 강조한 내용들을 떠올리신다면 적어도 ‘까’이지 않는 기획서를 작성하실 수 있을 것 입니다.
