PM·PO·서비스기획자가 프로젝트를 진행할 때 가장 중요한 것 한 가지를 꼽으라고 한다면, 동료들과의 ‘협업’이라고 할 수 있습니다.
그럼에도 기획자가 머릿속에 있는 생각들을 팀원들과 공유하고 구체화하는 과정이 항상 순탄하지만은 않죠. 누군가는 회의 내용을 놓치고, 디자인 시안은 의도와 다르게 업데이트되고, 개발 일정은 엇갈리기 시작하는 상황이 비일비재하게 발생합니다.
결국 프로젝트의 성공은 ‘제품을 만드는 사람들이 같은 목적을 갖고, 같은 생각을 하며, 같은 방향으로 향하고 있는가’가 좌우할 만큼 매우 중요한 요소인데요. 결국 ‘협업툴을 잘 사용하는 조직은 업무의 효율이 높다’는 사실을 느끼게 됩니다.
사실 실무에서는 협업툴 자체가 ‘또 하나의 일’처럼 여겨지는 경우가 많습니다. 제품의 정책과 히스토리를 관리해야 하는 기획을 제외한 다른 조직에서는 협업툴을 사용하는 것에 비협조적인 경우도 많습니다.
하지만 저는 함께 일하는 직원들에게 협업툴을 사용하는 업무 프로세스를 중요하게 강조합니다. 협업툴은 단순히 업무를 돕는 도구가 아니라 ‘팀의 언어를 통일시켜주는 매개체’라고 생각하기 때문입니다.
이번 글에서는 실제로 제가 프로젝트를 진행하며 유용하게 활용했고 현재도 사용중인 협업툴 네 가지와 활용 예시를 소개합니다. 특히 신입이나 주니어 서비스기획자, PM, PO라면 익숙해져야 할 툴들이기도 합니다.
Table of Contents
1. Notion(노션) – 모든 생각을 한곳에 모으는 구조적인 뇌
노션은 ‘에버노트를 대체하는 툴’로 국내에 알려지기 시작했기 때문에 여전히 많은 사람들은 노션을 노트 정도로 인식하고 있는 사용하는 경향이 있습니다. 하지만 노션은 가벼운 ‘노트’용도로 사용하기에는 오히려 적합하지 않죠.
노션은 기획자들에게는 문서 작성, 데이터 정리, 회의록 관리, 일정 공유까지 모두 한 공간에서 진행할 수 있는 일종의 ‘디지털 작업실’과도 같습니다.
저의 경우, 신규 서비스를 런칭하는 프로젝트를 진행할 때 팀원 간 문서 버전 충돌이 발생하지 않도록 노션에 프로젝트 위키를 생성합니다. 정책, 화면 설계, QA 이슈, 일정표를 각각의 페이지로 분류하고 링크로 연결해두면 팀원 누구나 최신 문서를 확인할 수 있고 회의를 위한 준비 시간도 절반 이하로 줄어드는 성과를 볼 수 있었습니다.
이렇게 노션의 장점은 ‘하나의 문서 중심이 아닌 연결 중심’의 사고를 가능하게 한다는 점이 아닐까 합니다. 정보가 흩어지지 않고 유기적으로 묶이기 때문에, 복잡한 서비스 기획에서도 명확한 흐름을 유지할 수 있습니다.
2. Jira(지라) – 일정 관리의 기준을 세워주는 프로젝트 나침반
지라는 PM이나 PO, 서비스기획자에게는 이미 필수가 되어버린 도구입니다.
특히 스프린트 단위의 애자일(Agile) 방식으로 일하는 조직이라면 지라 없이는 협업이 제대로 돌아가기 어려울 정도로 보편화 되어있는 툴입니다. 현재 제가 근무중인 회사는 폭포수 방법론을 사용하고 있지만, 지라에는 work flow를 커스터마이징해 적용할 수 있는 기능이 있기 때문에 특별한 불편함 없이 지라를 사용하고 있습니다.
지라의 가장 큰 장점은 프로젝트의 일정, 진척 관리를 효과적으로 할 수 있다는 것이죠.
업무의 단위를 프로젝트, 에픽, 티켓(이슈) 등 다양하게 생성하거나 그룹핑하고, 하위에 배치할 수 있기 때문에 전체 일정을 관리해야하는 서비스기획자, PM, PO는 현재 어떤 업무가 얼마나 진행되고 있는지를 파악할 수 있습니다. 반대로 개발조직의 입장에서는 어떤 업무에 얼마 만큼의 작업량이 존재하는지를 알 수 있죠.
업무를 함께 진행하는 담당자들과 ‘일정’때문에 발생하는 에너지 소비를 조금이나마 줄일 수 있다는 건 JIRA를 사용하는 매우 큰 이유가 됩니다.
또한, Notion 때문에 이번 글에서는 언급하지 않았지만 동일한 회사에서 제공하는 위키 솔루션인 ‘Confluence’와의 궁합이 굉장히 좋아서 지라와 컨플루언스 두 제품을 함께 사용한다면 프로젝트의 효율이 엄청나게 증가합니다.
참고 링크(새창): Confluence 공식 사이트 ▶
3. Figma – 디자인과 기획 사이의 벽을 허무는 공동 작업실
기획자가 가장 많이 부딪히는 대상은 디자이너일 때가 많습니다. 아무래도 다른 직업군과는 다르게, 머릿속에 있는 생각들을 눈에 보이는 형태로 만들어 내야하는 역할을 담당하고 있기 때문일텐데요.
디자인 시안이 수정될 때마다 점점 더 산으로 가거나, 피드백이 메신저나 이메일로 흩어지는 경우가 많죠.
제가 얼마전에 종료했던 대규모 리뉴얼 프로젝트에서 피그마(Figma)는 그런 문제를 상당 부분 해결해줬습니다. 디자이너가 제작한 디자인에, 기획자들은 피그마의 코멘트 기능으로 바로 피드백을 남기면서 말이죠.
예를 들어, “서비스 정책상 이 버튼은 노출되지 않습니다”라거나 “사용자가 혼동하지 않도록 이 문구를 강조해주세요” 같은 의견을 남겼죠. 그 결과 불필요한 회의와 미팅이 줄었고, 기획서와 디자인 시안 간 불일치가 거의 사라졌습니다.
이렇게 기획자의 입장에서 피그마의 진정한 장점은 디자이너와 ‘말’로 추상적인 느낌을 전달 하는 것이 아니라 ‘디자인 결과물 위에서 바로 대화할 수 있다’는 점입니다.
피그마는 더 이상 디자이너 전용 툴이 아닙니다. 서비스기획자와 디자이너가 같은 화면에서 함께 소통할 수 있는 ‘공동의 작업 공간’이죠. 뿐만 아니라, 최근 기획자 채용공고를 살펴보면 피그마 사용경험이나 활용 능력을 요구하는 회사들도 어렵지 않게 볼 수 있을 만큼 기획자들에게는 더욱 중요한 필수 툴이 되고 있습니다.
4. Slack(슬랙) – 정보의 흐름을 정리하는 실시간 소통 허브
협업에서 가장 흔히 일어나는 문제는 ‘정보의 단절’입니다. 특히 커뮤니케이션 수단이 메신저, 이메일, 협업툴 등으로 분리되어 있으면 누가 언제 어떤 내용을 업데이트하고, 어떤 결정을 내렸는지 알 수 없는 곤란한 상황이 발생하기가 쉽죠.
슬랙(Slack)은 이런 문제를 해결해주는 실시간 커뮤니케이션 플랫폼입니다.
슬랙에는 소통의 단절을 예방할 수 있는 정말 많고 다양한 기능들을 제공하지만, 가장 큰 장점은 다른 3rd party 툴과의 연동에 있습니다.
지라와 슬랙을 연동해 새로운 이슈나 댓글이 생성되거나 진행 상태가 변경되면 자동으로 알림이 오도록 설정하고,
노션 업데이트나 배포 완료 알림도 슬랙에서 바로 확인할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
구글 캘린더와의 연동도 당연히 지원하기 때문에 바쁜 일과 속에서도 회의나 미팅 준비를 놓치는 일이 없습니다.
이렇게 조직 내 정보 전달의 흐름이 하나로 통합되면, 불필요한 논쟁은 줄어들고 협업 속도는 눈에 띄게 빨라집니다.
마치며
좋은 협업툴은 단순히 편리하고 좋은 기능을 제공하는 것을 넘어, 조직의 업무 프로세스를 개선하고, 커뮤니케이션 방식을 바꿈으로써 일의 효율을 극대화시킵니다.
하지만, 협업툴을 도입하기에 앞서 아래 두 가지 사항을 반드시 해결해야 합니다.
- “직원 모두의 동의가 전제되어야 한다”는 것입니다.
전체가 아닌 일부의 조직이나 개인만 사용한다면 협업툴의 효율은 급감하고 그야말로 협업툴을 사용하기 위한 ‘또 다른 업무’가 되고 맙니다. - “어떤 협업툴을 사용할 것인가”보다 “어떻게 사용할 것인가”를 고민해야합니다.
툴은 도구일 뿐 핵심은 사람과 사람 사이의 신뢰와 공감을 만드는데 있습니다.
저 역시 많은 협업툴을 사용해봤고 오늘 소개한 협업툴을 대체할 수 있는 소프트웨어 역시 무궁무진합니다. 이미 회사에서 사용하고 있는 협업툴이 있다면 제약이 있을 수 밖에는 없지만, 오늘 소개한 네 가지 툴은 업계에서 보편적으로 사용하는 툴이니 하나 하나 차근히 익혀보는 것을 추천드립니다.
